تُعد الأرشفة الألكترونية من الأساليب الحديثة في نظم المعلومات والأتصالات والتي احدثت انقلاباً جذرياً على المفهوم التقليدي القديم للوثائق الورقية وآلية حفظها وأرشفتها وتداولها . حيثشهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في

 ومع مخاطر تعرض الوثائق الورقية الى الضياع والتلف والفقدان والسرقة والحريق ومع التزايد المستمر في حجم المعلومات الورقية في جميع الدوائر الحكومية دعت الضرورة الى استخدام نظام الأرشفة الألكترونية لما فيه من فوائد تنعكس على العمل بشكل ايجابي ومتحضر والذي نستطيع من خلاله انشاء

قاعدة بيانات معلوماتية تضم جميع المعلومات الالكترونية المؤرشفة باستخدام برامج الفهرسة الالكترونية وامكانية البحث عن الملفات واستدعائها والأسترجاع السريع والمباشر لأي وثيقة او مستند وبطريقة سهلة وسلسة مستفيدين بذلك من الجهد والوقت اللذان ينصرمان اثناء البحث عن الوثيقة او المعلومة المطلوبة.

ونود هنا ان نتطرق الى الأستراتيجية التي تبنى عليها انظمة الفهرسة الألكترونية والتي تهدف الى ان تكون هناك ادارة بلا ورق من خلال التبادل الالكتروني للمعلومات والوثائق بين كافة دوائر ومؤسسات الدولة وحتى بين الاشخاص العاديين وصولاً وتماشياً الى تطبيق منهجية الحوكمة الألكترونية والتي باتت من الشائعات الأكثر استخداماً في البلدان الأجنبية والعربية المتقدمة حيث من السهولة للشخص ان يتابع ويراقب عملية سير المعاملة او القضية التي تخصه والمتواجدة في دوائر الدولة الحكومية وهو جالس في مكانه مستثمراً بذلك الجهد والكلفة اللذان يبذلهماللوصول الى الدائرة المعنية والسؤال عنها .

ويمكن تحديد اهم ماتصبو اليه الأرشفة الألكترونية من مميزات بالتالي:

1- توفير المساحات المكتبية التي تستهلك وتستغل في تخزين الوثائق والملفات الورقية .

2- توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الوثائق الاصلية لأي تلف نتيجة تعرضها للعوامل البيئية والجوية المختلفة او الحرائق او السرقة او الضياع اوغيرها حيث ننصح بان تكون النسخ الاضافية (الالكترونية ) بعيدة عن الموقع الذي توجد فيه النسخة الأصلية تلافياً للحالات التي تم ذكرها آنفاً.

3- سهولة استرجاع واستدعاء الوثائق والملفات المطلوبة باستخدام طرق ووسائل برمجية متعددة البحث مع الامكانية المتطورة في عملية البحث .

4- سهولة التبادل للوثائق والمعلومات بين داخل وخارج مؤسسات الشركة بعيدا عن حملها وتعرضها للسرقة والفقدان والتلف .

5- يمكن استخدام برامج الكترونية تتيح للاشخاص الأطلاع على الوثائق والمعلومات لأكثر من شخص وبنفس الوقت كما هو الحال في المكتبة الألكترونية (قيد الأنشاء ) المستخدمة في قسم المعلومات .

6- امكانية الحذف والأضافة للوثائق المتكررة والمفقودة .

7- التقليل من التكاليف في الورق والجهد والوقت في عمليات الطباعة والاستنساخ اثناء تداولها .

8- توحيد المعايير فيالتعامل مع الوثائق وذلكبالربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أو خارجها.

9- الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص والتقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة.

اما سلبيات الارشفة الالكترونية فيمكن تحديدها بالتالي:-

1- التطورالسريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه.

2- أمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.

3- يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها.

4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي.

إضافة الى لما تقدم نود التطرق الى المراحل التي من خلالها يتم تحويل الوثيقة الورقية الى الكترونية فالمرحلة الاولى هي تهيئة الوثائق واعدادها اعداداً تنظيمياً تؤهلها الى الدخول في المرحلة الثانية وهي مرحلة المسح الضوئي (scan) وكما نعلم ان الوثائق تتميز بصفة العمر فهناك من هي ذات عمر قديم جداً وبالية يتصف بالهرم ووثائق متوسطة العمر ومنها حديثة وبعمر جديد فالاخيرة لا تواجه مشكلة عند دخولها

في مرحلة المسح الضوئي والتي تتم بواسطة اجهزة الماسح الضوئي وتحويلها الى ملفات ووثائق الكترونية وبصيغ مختلفة تم ذكرها آنفاً , اما الوثائق القديمة والتي نطلق عليها الهرمة اذا صح التعبير فهناك صعوبات تواجة الشخص الذي يعمل على الجهاز وكذلك الجهاز نفسه اثناء عملية المسح الضوئي لها كتمزق الورقة او جزء منها او عدم وضوحها بالمستوى المطلوب او وجود بقايا من الورق في الجهاز اثناء عملية السحب مما يعيق عمل الجهاز بصورة صحيحة , وبعد تلك المرحلة تبدأ مرحلة الخزن والحفظ والارشفة الالكترونية داخل جهاز الحاسبة والافضل حفظها في هارد خارجي تحسباً لتلفها داخل الحاسبة عند تعرضها للفايروسات او ماشاكل .

ولابأس بأن نوضح سرية وأمن المعلومات من حيث اهميتها فلا بد ان يكون الشخص الذي يتعامل مع البيانات والمعلومات يكون عارفاً وملماً بطبيعة وسرية المعلومات ومن ثم تداولها مع الجهات الطالبة لتلك المعلومات ولأجل الحفاظ على الوثائق والمعلومات المؤرشفة الكترونياً من المتطفلين والعابثين لا بد من توفرحماية(Security) للحاسبات والانظمة من خلال تحديد كلمة سر (Password) تمنح للمخولين وتكون ضمن مواصفات امنية عالية يصعب معرفتها كأن تكون رموز وارقام وغيرها ويجب ان تكون الحاسبات محمية من الفايروسات من خلال تنصيب برامج مضادة للفايروسات (Anti-Virus) وكما اسلفنا ان تحفظ المعلومات (النسخ الاضافية ) في مكان اخر بعيداً عن المكان الذي تتم فيه عملية الارشفة والحفظ وان تتوفر خزانات حديدية امنية كالقاصات مثلا توضع فيها المعلومات المؤرشفة الكترونياً كأن تكون على شكل هارد خارجي او اقراص صلبة او فلاش اوغيرها .